POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

TOP RH est un département de l’UCM spécifiquement dédié aux associations avec une équipe de gestionnaires spécialement formés et spécialisés dans les commissions paritaires du secteur à profit social.

La présente politique de protection des données à caractère personnel a pour objectif de vous informer sur les engagements et mesures pratiques pris par TOP RH afin de veiller au respect de vos données à caractère personnel, conformément aux législations nationale et européenne (RGPD) en vigueur.

Nous vous remercions de la lire attentivement pour comprendre clairement nos pratiques concernant le traitement de vos données et nous vous informons que la consultation et/ou l’utilisation de notre site entraîne nécessairement l’acceptation de la présente politique.

Si cette dernière n’obtient pas votre adhésion, nous vous invitons à ne pas utiliser notre site.

TOP RH est responsable du traitement des données à caractère personnel communiquées par les clients. Nous voulons que ceux-ci soient assurés que nous mettons tout en œuvre pour assurer la protection de leurs données personnelles et le respect de leurs droits.

TOP RH peut modifier et/ou adapter la politique de confidentialité afin de se conformer à toute nouvelle législation et/ou réglementation applicable à toute recommandation de l’Autorité belge de protection des données, aux directives, aux recommandations, aux bonnes pratiques du Comité européen de protection des données et aux décisions juridictionnelles en la matière.

Toutes les modifications entrent en vigueur à compter de leur publication sur le site web. Nous vous recommandons donc de consulter régulièrement cette politique de confidentialité. En cas de changements importants, ceux-ci seront annoncés sur notre site web.

La présente politique de confidentialité s’applique sans préjudice du droit de TOP RH d’identifier les personnes qui tentent de désactiver, pirater, inonder ou autrement endommager son site et ou ses systèmes sous-jacents. Si vous souhaitez nous contacter au sujet de cette politique de vie privée et de confidentialité, n’hésitez pas à le faire via les coordonnées ci-dessus.

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I. À quels services s'applique la présente politique de confidentialité?

La présente politique de confidentialité s'applique à tous les services et prestations proposés à nos clients, que nous le fassions sur notre site web ou dans nos locaux.

Exceptionnellement, nous pouvons être amenés à traiter vos données d'une autre manière ou à des fins particulières en raison du type de services ou des exigences liées à un pays spécifique.

II. Quelles données personnelles collectons-nous?

Nous sommes susceptibles de collecter et de traiter les données suivantes :

• Vos données d’identification personnelle (par exemple : votre nom, numéro de téléphone, etc.)
• Les données des personnes physiques qui agissent en tant que représentant d’une personne morale agissant ou collaborant avec TOP RH
• Vos données d’identification professionnelle
• Vos données administratives et éventuellement celles de vos représentants légaux
• Vos données d’identification électronique (adresses IP, etc.), lorsque vous visitez notre site web
• Vos données bancaires (numéros de carte bancaire, numéros de carte de crédit, etc.)
• Des images dans le cadre de l’utilisation de caméras de surveillance dans notre asbl, uniquement dans la mesure autorisée par la loi.

III. A quelles fins utilisons-nous vos données ?

Nous sommes susceptibles d'utiliser vos informations aux fins suivantes (énumération non exhaustive) :

• Gérer nos obligations découlant des accords conclus entre vous et nous ou fournir les informations et les services que vous nous demandez
• Fournir des informations sur les autres services que nous offrons et qui sont semblables à ceux auxquels vous avez déjà recourus
• Vous recontacter à des fins de prospection (notamment via marketing direct par email)
• Vous informer de modifications apportées à nos services
• Faire en sorte que le contenu de notre site web soit présenté de la manière la plus efficace pour vous et votre ordinateur/appareil
• Assurer la sécurité de notre établissement
• Vous offrir un support informatique
• Assurer un support client
• Pour la gestion de litiges ou de différends vous impliquant.

IV. Base légale du traitement de données

Vos informations sont collectées et traitées en vertu des bases légales suivantes :

• pour l’exécution d’un contrat conclu avec vous
• pour le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis
• pour la poursuite de nos intérêts légitimes, à condition que vos droits fondamentaux et libertés ne soient pas affectés (par exemple, si nous avons besoin de vos informations pour garantir la sécurité de nos locaux ou prévenir et détecter les cas de fraude)
• Lorsque vous avez donné votre consentement

V. Qui a accès à vos données  ?

a) Aux fins susmentionnées, nous pouvons partager vos informations avec :

• Nos partenaires
• Des autorités publiques
• Des banques et assureurs
• Nos conseillers professionnels
• Nos fournisseurs de services informatiques
• Nos fournisseurs de services marketing
• Nos équipes internes de support client, de marketing et d’IT.

TOP RH s’engage à ce que les groupes de personnes visées ci-dessus ne soient autorisés à traiter que les données qui lui sont transmises uniquement dans la mission contractuelle et non pour d’autres finalités.

Toutefois, TOP RH ne saurait être tenu responsable d'une faille de sécurité provenant de l’usager ou d'un tiers dont notamment ceux visés ci-dessus, et plus généralement, de toute faille de sécurité non directement imputable à TOP RH.

b) Liens vers d’autres sites (réseaux sociaux Facebook et Linked In)

De plus, notre site internet contient des liens vers d'autres sites internet (réseaux sociaux Facebook et Linked In) qui sont gérés par d'autres entreprises qui ne sont pas liées à notre entreprise. Étant donné que ces sites internet ont leur propre politique de protection de la vie privée, nous vous recommandons fortement d'en prendre connaissance lorsque vous surfez sur ces sites internet de tiers. Notre politique de protection de la vie privée ne s'applique pas aux sites internet de tiers. Nous ne pouvons pas être tenus responsables du traitement des données par ces tiers.

VI. Lieu et durée de conservation des données

Vos données personnelles sont hébergées au sein de l’Union Européenne (OVH et Hubspot). Les informations que nous collectons sont conservées conformément aux législations applicables relatives à la protection des données.

Dans tous les cas, vos informations ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire à la réalisation des objectifs exposés dans la présente politique de vie privée.

Nous nous référons aux critères suivants pour déterminer la durée de conservation des données à caractère personnel en fonction du contexte et des finalités de chacun des traitements :

• Le temps écoulé depuis la fin de votre relation avec nous
• Des raisons de sécurité
• Tout différend/litige en cours ou potentiel
• Toute obligation légale ou règlementaire de conserver ou d’effacer les données à caractère personnel (par exemple, une obligation de conservation imposée par une loi sociale, comptable, fiscale ou assurantielle).

Nous mettons tout en œuvre pour empêcher toute altération/perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci. Malgré des contrôles réguliers, il est néanmoins impossible de garantir une protection sans faille contre l’ensemble des risques.

VII. Cookies

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Les cookies sont de petits fichiers qui sont envoyés depuis des sites Internet vers les ordinateurs d'utilisateurs et stockent les informations d'utilisateurs pour optimiser le site d'une société, faciliter les nouvelles visites sur le site et envoyer des publicités.

Les cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du site Web et ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes. Ils sont généralement établis en tant que réponse à des actions que vous avez effectuées et qui constituent une demande de services, telles que la définition de vos préférences en matière de confidentialité, la connexion ou le remplissage de formulaires.

Cookies de fonctionnalité

Ces cookies permettent d’améliorer et de personnaliser les fonctionnalités du site Web. Ils peuvent être activés par nos équipes, ou par des tiers dont les services sont utilisés sur les pages de notre site Web. Si vous n'acceptez pas ces cookies, une partie ou la totalité de ces services risquent de ne pas fonctionner correctement.

Étant donné que les cookies sont une forme de collecte de données à caractère personnel, des lois exigent un certain type de divulgation concernant l'utilisation de cookies.

Afin d’améliorer l’expérience en visitant notre site Web et d’en optimiser la gestion technique, nous pouvons être amenés à utiliser des “cookies” nécessaires et fonctionnels. Ils permettent  notamment de reconnaître un internaute d’une visite à l’autre grâce à un identifiant unique.

Au sein de votre ordinateur, les cookies sont administrés par votre navigateur Internet. Vous avez la possibilité de désactiver les cookies en vous rendant dans les options de votre navigateur.

Les cookies que nous utilisons ne seront jamais utilisés pour exécuter des programmes ou transmettre des virus à votre ordinateur. Les cookies sont attribués de façon unique et ne peuvent être lus que par un serveur du domaine qui les a émis.

VIII. Concernant les mineurs et les personnes ne possédant pas la capacité juridique

Les personnes âgées de moins de 18 ans ainsi que les personnes n’ayant pas la pleine capacité juridique ne sont pas autorisées à communiquer leurs données à caractère personnel.

Toutefois, si de telles informations sont transmises, TOP RH ne sera jamais tenue responsable du traitement de ces informations.

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IX. Droits des personnes concernées (accès aux données, suppression, rectification...)

Vous disposez de certains droits concernant les informations que nous détenons à propos de vous. Vous pouvez exercer ces droits en prenant contact avec nous grâce aux coordonnées reprises au début de ce document :

• Vous avez le droit, dans certaines circonstances, de demander la restriction du traitement de vos informations. En cas de traitement restreint, nous continuerons de conserver vos données, mais nous ne les utiliserons plus.
• Vous avez le droit de demander la rectification de vos informations si elles sont inexactes ou incomplètes.
• Vous avez le droit, dans certaines circonstances, de demander la suppression de vos informations de nos systèmes. Lorsqu’elle supprime ses données, TOP RH opérera de manière sûre afin que les résultats ne soient plus lisibles ni utilisables.

• TOP RH ne peut que garantir la suppression des données de sa base personnelle. Pour les personnes également clientes de l’UCM, veuillez vous adresser ici: https://www.ucm.be/contactez-nous
• Vous avez le droit d'introduire une plainte à propos de la manière dont nous manipulons ou traitons vos informations. Vous pouvez nous contacter et vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle :

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse, 35

1000 Bruxelles

Site Web: https://www.autoriteprotectiondonnees.be

E-mail : dpo@apd-gba.be ou contact@apd-gba.be

Tél:+32 (0)2 274 48 00 ou +32 (0)2 274 48 35

• Si notre traitement de vos données à caractère personnel repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce dernier à tout moment. Vous avez notamment le droit de retirer votre consentement pour l’utilisation de vos données à des fins de marketing direct.
• Vous avez le droit de recevoir vos données dans un format structuré lisible par machine et interopérable afin que vous puissiez les utiliser aux fins qui vous sont propres dans le cadre de différents services.
• Vous avez également le droit de vous opposer à certains types de traitement, dont le traitement à des fins de marketing direct. Veuillez cependant noter que nous sommes susceptibles de conserver certaines informations à des fins juridiques ou administratives.

Pour toutes les demandes susmentionnées, veuillez nous contacter avec les coordonnées reprises ci-dessus et nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

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X. Nullité

Si l’une des clauses de la présente politique devait être déclarée nulle ou contraire à la réglementation, elle sera réputée non écrite mais n’entraînera pas la nullité des autres clauses de la présente politique.

XI. Droit applicable

La présente politique de confidentialité est régie par le droit belge. En cas de litige et à défaut d’accord amiable concernant cette politique de confidentialité, les tribunaux belges seront seuls compétents.